E-arşiv Fatura Mükellefi Kimlerdir?

E-arşiv fatura mükellefleri, Türkiye’de vergi mükellefi olan ve belirli bir ciroyu aşan işletmelerdir. 2020 yılından itibaren, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere göre, yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL’yi aşan mükelleflerin e-arşiv fatura düzenleme zorunluluğu bulunmaktadır. Bu mükellefler, e-arşiv sistemine geçerek kağıt fatura yerine dijital ortamda fatura düzenleyebilirler. E-arşiv faturası, hem alıcı hem de satıcı için daha hızlı ve güvenilir bir işlem süreci sunar. Ayrıca, bu sistem sayesinde işletmeler, fatura süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetebilir ve maliyetleri düşürebilir. E-arşiv mükellefleri, yalnızca ticari faaliyetlerde bulunan işletmelerle sınırlı değildir; aynı zamanda serbest meslek erbapları da bu sistemden faydalanabilir.

E-arşiv fatura düzenleme süreci, öncelikle bir e-fatura sistemine kaydolmayı gerektirir. İşletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği yazılım sağlayıcılarından birini seçerek sisteme entegre olmalıdır. E-arşiv faturası oluşturmak için gerekli bilgilerin girilmesi ve fatura taslağının hazırlanması gerekmektedir. Faturanın içeriğinde alıcı ve satıcı bilgileri, mal veya hizmetin tanımı, miktarı ve tutarı gibi detaylar yer almalıdır. Hazırlanan e-arşiv faturası, sistem üzerinden alıcıya iletilir ve aynı zamanda Gelir İdaresi Başkanlığı’na da bildirilir. Bu süreçte dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, faturanın yasal gerekliliklere uygun olarak düzenlenmesidir. Ayrıca, e-arşiv faturalarının saklanması da önemlidir; çünkü bu belgeler, denetim süreçlerinde kullanılabilir.

“`html

• E-arşiv fatura düzenlemek için öncelikle bir e-fatura sistemine kaydolmanız gerekmektedir.
• Sisteme giriş yaptıktan sonra, fatura bilgilerini doğru bir şekilde doldurun ve gerekli belgeleri ekleyin.
• Son olarak, faturayı kontrol edip onayladıktan sonra, göndermek istediğiniz alıcı bilgilerini girerek işlemi tamamlayın.

“`

E-arşiv faturası, genellikle B2B (işletmeden işletmeye) satışlarda kullanılır. Ancak, e-arşiv faturası düzenlemek zorunda olan mükellefler, aynı zamanda B2C (işletmeden tüketiciye) satışlarda da bu sistemi kullanabilirler. Özellikle yüksek tutarlı işlemlerde veya düzenli olarak fatura kesilen müşterilere karşı e-arşiv faturası tercih edilmektedir. Ayrıca, internet üzerinden yapılan satışlar ve e-ticaret işlemleri için de e-arşiv faturası gereklidir. Bu durum, hem alıcı hem de satıcı açısından işlemlerin daha şeffaf ve güvenilir olmasını sağlar. E-arşiv faturası kullanarak işletmeler, vergi yükümlülüklerini daha kolay bir şekilde yerine getirebilir ve denetim süreçlerinde sorun yaşamazlar.

“`html

1. E-arşiv faturası, 2020 yılı itibarıyla yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL’yi aşan mükellefler tarafından kullanılmalıdır.
2. Mükellefler, e-arşiv faturasını, mal veya hizmet satışlarında kullanmak zorundadır.
3. Elektronik ortamda düzenlenen e-arşiv faturaları, kağıt fatura yerine geçer ve aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
4. Yurt dışına yapılan satışlarda, e-arşiv faturasının kullanılması zorunludur.
5. İnternet üzerinden yapılan ticaret işlemlerinde, e-arşiv faturası düzenlemek gerekmektedir.

“`

E-arşiv faturası ile kağıt fatura arasında birçok önemli fark bulunmaktadır. Öncelikle, e-arşiv faturası dijital ortamda oluşturulurken, kağıt fatura fiziksel olarak basılmaktadır. Bu durum, e-arşiv faturalarının daha hızlı bir şekilde işlenmesini sağlar. Ayrıca, e-arşiv faturaları yasal olarak geçerli belgeler olup, kağıt faturaların aksine kaybolma veya zarar görme riski çok daha düşüktür. E-arşiv sistemi sayesinde işletmelerin maliyetleri azalırken, zaman tasarrufu sağlanır ve verimlilik artar. Bunun yanı sıra, e-arşiv faturaları otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirildiği için vergi beyannameleriyle ilgili süreçler de kolaylaşır. Kağıt faturaların saklanması ise fiziksel alan kapladığı için işletmeler için dezavantaj oluşturabilir.

E-arşiv faturalarının saklanması, yasal gereklilikler açısından son derece önemlidir. E-arşiv faturaları dijital belgeler olduğu için elektronik ortamda saklanmaları yeterlidir; ancak bu belgelerin güvenli bir şekilde korunması gerekmektedir. İşletmelerin kendi sunucularında veya bulut tabanlı sistemlerde bu belgeleri saklamaları mümkündür. Belgelerin yedeklenmesi de önemlidir; çünkü veri kaybı durumunda geri dönüş sağlamak için yedeklerin bulunması gerekir. Ayrıca, e-arşiv faturalarının saklama süresi 10 yıl olarak belirlenmiştir; bu nedenle bu süre zarfında belgelerin erişilebilir olması önem taşır. İşletmelerin ayrıca veri güvenliği politikalarına uymaları ve yetkisiz erişimlere karşı önlemler almaları gerekmektedir.

E-arşiv faturaları, güvenli bir ortamda dijital olarak saklanmalı ve yedeklenmelidir.

E-arşiv faturasının avantajları, hem işletmeler hem de alıcılar açısından oldukça fazladır. Öncelikle, dijital ortamda işlem yapıldığı için zaman tasarrufu sağlanır; fatura kesme süreci hızlanır ve maliyetler azalır. Ayrıca, e-arşiv sistemi sayesinde belgelerin kaybolma riski minimuma inerken, yasal denetim süreçleri de kolaylaşır. İşletmelerin vergi beyannamelerini hazırlarken ihtiyaç duyduğu belgeler otomatik olarak sisteme entegre edilir; böylece hata payı azalır. E-arşiv faturaları ayrıca çevre dostu bir seçenek olup kağıt kullanımını azaltır; bu da sürdürülebilirlik açısından önemlidir. Sonuç olarak, e-arşiv faturasının sağladığı avantajlar sayesinde işletmeler daha etkin bir yönetim süreci elde ederken, müşteri memnuniyetini artırabilirler.

E-arşiv faturası, maliyetleri düşürür, zaman kazandırır ve belge yönetimini kolaylaştırarak verimliliği artırır.

E-arşiv faturasına geçiş süreci, belirli adımları takip ederek gerçekleştirilmektedir. İlk adım olarak mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kriterlere uygun olup olmadığını kontrol etmeleri gerekir. Eğer şartları taşıyorlarsa, bir yazılım sağlayıcısı ile anlaşarak sisteme kaydolmaları gerekmektedir. Daha sonra gerekli eğitimlerin alınması ve yazılımın entegrasyonu tamamlandıktan sonra e-arşiv fatura düzenlemeye başlanabilir. Geçiş sürecinde dikkat edilmesi gereken en önemli nokta ise tüm yasal gerekliliklerin yerine getirilmesidir; aksi takdirde ceza uygulamalarıyla karşılaşılabilir. İşletmelerin ayrıca mevcut kağıt faturalarını elektronik ortama aktarmaları da gerekebilir; bu süreçte profesyonel destek almak faydalı olabilir.